INAIL – LIBRI PAGA E MATRICOLA – STAMPA LASER – VIDIMAZIONE DEI FOGLI – NOTA DELL’ISTITUTO 7 MARZO 2005 INAIL – LIBRI PAGA E MATRICOLA – STAMPA LASER – VIDIMAZIONE DEI FOGLI – NOTA DELL’ISTITUTO 7 MARZO 2005

Si segnala che l’Inail, con una nota alle Strutture del 7 marzo 2005, che di seguito si pubblica, ha fornito chiarimenti in merito alle modalità di vidimazione dei fogli mobili in fase di stampa laser, anche al fine di uniformare gli adempimenti delle Sedi dell’Istituto e degli Utenti. Si ricorda, inolter, che coloro che adottano tale modalità di tenuta dei libri regolamentari sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga e dei fogli di riepilogo.
Gli allegati richimati nella nota dell’Istituto sono a disposizione degli interessati presso gli Uffici del Collegio.
Inail
Prot. 1212/2005/2.1.1.
Roma, 7 marzo 2005
Oggetto: Autorizzazioni alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli paga. 

Si fa seguito alla nota di istruzioni del 16 dicembre 2004 – relativa alle modalità per la tenuta dei libri paga e matricola – allo scopo di fornire sia ulteriori delucidazioni in merito alla modalità di vidimazione dei fogli mobili in fase di stampa laser, sia di uniformare gli adempimenti delle Sedi dell’Istituto e degli Utenti (Aziende, ovvero Associazioni di categoria, consulenti del lavoro ed altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979 dei quali il titolare dell’Azienda si avvalga ai fini della conservazione di detta documentazione) che adottano detta modalità, i quali sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga e dei fogli di riepilogo(1).

1) Richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli paga
Gli Utenti che intendono utilizzare il sistema della stampa laser sono tenuti a presentare una iniziale richiesta di autorizzazione, utilizzando gli allegati modelli:
– All. 1 – Aziende (da presentare ad una qualsiasi Sede territoriale dell’Istituto).
– All. 2 – Associazioni di categoria, consulenti del lavoro ed altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979, che si avvalgono della “numerazione unica” (da presentare alla Sede territoriale dell’Istituto competente per la località dove è ubicato lo studio del professionista).
Le Aziende dovranno allegare a detta richiesta di autorizzazione:
– il fac-simile dei fogli paga (cedolini) recante il logo dell’Istituto. Tale tracciato dovrà essere conforme al contenuto obbligatorio dei fogli paga(2);
– il fac-simile del prospetto riepilogativo dei fogli paga elaborati mensilmente, contenente:
a) il totale mensile dei lavoratori occupati;
b) il totale mensile delle ore di presenza;
c) il totale mensile delle retribuzioni corrisposte, qualora siano previste dai tracciati.
Le Aziende dovranno, inoltre, indicare il numero delle pagine del libro paga che  presumono di utilizzare mensilmente.
Le Associazioni di categoria, i consulenti del lavoro ed altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979, che si avvalgono della “numerazione unica”, dovranno allegare:
– il fac-simile dei fogli paga (cedolini) recante il logo dell’Istituto. Tale tracciato dovrà essere conforme al contenuto obbligatorio dei fogli paga(3);
– il fac-simile del prospetto riepilogativo dei fogli paga elaborati mensilmente;
– un elenco delle Aziende gestite con l’indicazione per ciascuna del relativo Codice Ditta e numero di P.A.T., nonché le deleghe rilasciate dai titolari delle Aziende medesime, qualora non siano già state presentate alla Sede competente(4).

2) Logo Inail
Come già anticipato nella citata nota del 16 dicembre 2004, è possibile da parte dei soggetti (Aziende, Associazioni di categoria, consulenti del lavoro, professionisti, ed altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979) che si avvalgono della vidimazione in fase di stampa laser, scaricare il logo ufficiale dell’INAIL dal sito web dell’Istituto effettuando il seguente percorso:
www.inail.it – PUNTO CLIENTE – Aziende – Grandi Utenti
Dopo avere inserito il “Codice Utente” e la “Password”, cliccare su “Scarica Logo”.

3) Adempimenti per i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser dei dati retributivi
Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser sono tenuti al rispetto delle seguenti disposizioni:
– la stampa del tracciato deve essere conforme al fac-simile autorizzato;
– il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio;
– su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione, il codice della Sede INAIL che ha rilasciato l’autorizzazione ed il numero progressivo della pagina.

3.1  Aziende
Oltre ai predetti adempimenti, le Aziende sono tenute anche a:
– stampare i fogli riepilogativi mensili e conservarli insieme ai libri regolamentari, al fine di consentire i previsti controlli da parte dei funzionari addetti alla vigilanza; 
– inviare alla Sede INAIL entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento i prospetti riepilogativi dei fogli paga elaborati mensilmente.

3.2 Associazioni di categoria, consulenti del lavoro e altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979 che si avvalgono della “numerazione unica”
Oltre agli adempimenti indicati all’inizio del paragrafo 3, validi per tutti i soggetti autorizzati, le Associazioni di categoria, i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati di cui alla Legge n. 12/1979, che si avvalgono della “numerazione unica”, sono tenuti anche a:
– segnalare tempestivamente a mezzo raccomandata alla Sede INAIL competente per la località dove è ubicato lo studio del professionista, le successive variazioni, indicando le aziende che iniziano ad avvalersi  della vidimazione a mezzo di stampante laser e quelle che cessano di utilizzare tale sistema di tenuta dei libri regolamentari(5);
– inviare alle singole aziende, entro l’ultimo giorno successivo a quello di paga(6):
a) un tabulato contenente l’indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, da n. … a n. …, compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati indistintamente in tutto il territorio interessato all’accentramento, da n. … a n. … e nel territorio provinciale da n. … a n. …;
b) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo, costituiscono, il libro di matricola e di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di lavoro. Resta fermo l’obbligo del datore di lavoro di tenere al corrente sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere. 
– inviare alla Sede Inail competente  per la località dove è ubicato lo studio del professionista entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento il tabulato riepilogativo annuale dei fogli paga elaborati mensilmente contenente(7):
a) l’elencazione delle aziende recante, in ordine progressivo il numero di P.A.T. e con l’indicazione distinta, a fianco di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il territorio interessato all’accentramento da n. … a n. …, compresi quelli annullati o deteriorati;
b) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n. … al n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
c) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati o deteriorati, dei fogli di paga utilizzati per ciascuna provincia dal n. … al n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
– l’indicazione del periodo di paga.
Detto tabulato deve essere reso disponibile, in qualsiasi momento, a richiesta dell’INAIL o della Direzione Provinciale del Lavoro competente (D.P.L.)(8).

4) Adempimenti per le sedi
Le Sedi territoriali che ricevono le richieste di autorizzazione dovranno provvedere a:
– verificare la sussistenza dei requisiti richiesti (paragrafo 3);
– provvedere alla notifica del provvedimento di autorizzazione utilizzando gli allegati modelli, sui quali dovranno essere indicati il codice della Sede, la data di autorizzazione ed il numero di autorizzazione attribuito:
a) All. 3 – Autorizzazione alla stampa laser dei dati retributivi/Aziende.
b) All. 4 – Autorizzazione alla stampa laser dei dati retributivi/Associazioni di categoria e soggetti abilitati ex L. n. 12/1979 che si avvalgono della “numerazione unica”;
– registrare  in procedura G.R.A. la vidimazione in fase di stampa laser autorizzata alle Aziende;
– registrare secondo la modalità già in uso  l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser concessa agli Utenti che si avvalgono della “numerazione unica”, in attesa che la procedura G.R.A. venga implementata anche per detta tipologia di vidimazione.

5) Ritiro dell’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser
L’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser concessa dalla Sede è ritirata qualora non siano rispettati gli adempimenti indicati al paragrafo 3 ed in particolare quando:
– la stampa del tracciato non sia conforme al fac-simile autorizzato;
– il programma di elaborazione non preveda la data e l’ora di stampa di ogni foglio;
– non siano riportati su ogni foglio il numero di autorizzazione, la data di autorizzazione, il codice della Sede INAIL che ha rilasciato l’autorizzazione ed il numero progressivo della pagina;
– non venga inviato alla Sede INAIL il riepilogo annuale dei fogli paga elaborati mensilmente;
– mancata consegna ai funzionari addetti alla vigilanza dei riepiloghi dei fogli paga elaborati mensilmente.

6) Modalità di tenuta dei fogli di presenza e dei fogli matricola con l’utilizzo della stampante laser
6.1 Fogli di presenza
Per quanto riguarda i fogli presenze, l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser è concessa dall’Istituto soltanto nei casi in cui l’Azienda adotti dei sistemi di rilevazione delle presenze a mezzo tessere magnetiche (badge) utilizzate in conformità delle istruzioni  previste(9), di cartellini orologio, o di altri sistemi equivalenti.
Nelle altre ipotesi, vale a dire per gli Utenti che non adottino sistemi automatici di rilevazione, ma intendano comunque avvalersi della stampa laser dei fogli di presenza, i medesimi provvederanno alla preventiva numerazione e vidimazione, da eseguire a cura dell’INAIL  con i sistemi tradizionali (cfr. nota 16.12.2004, § 4).

6.2 Fogli Matricola
I soggetti autorizzati potranno comunque avvalersi della stampa laser anche per la registrazione dei dati matricolari, previa vidimazione a cura dell’INAIL con i sistemi tradizionali.

Le presenti disposizioni valgono per le autorizzazioni che verranno rilasciate a far data dalla ricezione della presente.

(1) Art. 2, comma 2, del D.M. 30 ottobre 2002.
(2) Artt. 20, n. 2), 25 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965.
(3) Artt. 20, n. 2), 25 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965.
(4) Art. 4, comma 1, lettera b), del D.M. 30 ottobre 2002.
(5) Art. 4, comma 1, lettera c), del D.M. 30 ottobre 2002.
(6) Art. 4, comma 1, lettera e), del D.M. 30 ottobre 2002.
(7) Art. 4, comma 1, lettera d), del D.M. 30 ottobre 2002.
(8) Art. 4, comma 1, lettera d), del D.M. 30 ottobre 2002.
(9) Allegato 5: Notiziario INAIL n. 40 del 9.12.1987, paragrafo 3) Sostituzione libro presenze con sistemi equipollenti. Rilevazione a mezzo badge.