GUIDA ALL’AUTOCERTIFICAZIONE GUIDA ALL’AUTOCERTIFICAZIONE

1)Che cosa è l’autocertificazione?
E’ una dichiarazione che l’interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i concessionari ed i gestori di pubblici servizi.Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all’autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest’ultimo.
Tale dichiarazione può sostituire le normali certificazioni e gli atti notori.

1. Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni?
L’art.2 della L.15/68 “Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme” prevede i casi in cui si può ricorrere all’autocertificazione:
· La data e luogo di nascita
· La residenza
· La cittadinanza
· Il godimento dei diritti politici
· Lo stato di celibe, coniugato o vedovo
· Lo stato di famiglia
· L’esistenza in vita
· La nascita del figlio
· Il decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente
· La posizione agli effetti degli obblighi militari
· L’iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla P.A.
L’art. 1 co. 1 del D.P.R. 403/98 “Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative” ha ulteriormente esteso il ricorso all’autocertificazione e contempla i seguenti casi:
· Titoli di studio acquisiti
· Qualifiche professionali
· Esami sostenuti universitari e di stato
· Titoli di specializzazione
· Titoli di abilitazione
· Titoli di formazione
· Titoli di aggiornamento
· Titoli di qualificazione tecnica
· Situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
· Assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare
· Codice fiscale
· Partita IVA
· Qualsiasi dato dell’anagrafe tributaria
· Stato di disoccupazione
· Qualità di pensionato e categoria di pensione
· Qualità di studente
· Qualità di casalinga
· Qualità legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
· Iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
· Adempimento o meno degli obblighi militari compresi quelle di cui all’art.77 del D.P.R. 237/64 come modificato dall’art.22 della L.958/86
·  Assenza di condanne penali
· Qualità di vivenza a carico
· Tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile

2. Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono gli atti notori?
· Tutti gli stati, fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza dell’interessato non compresi nell’elenco di cui al punto 1 sono comprovati dall’interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art.4 L.15/68 e art.2 co.1 D.P.R.403/98). Queste dichiarazioni possono essere presentate anche contestualmente all’istanza e sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto (art.3 co.1 D.P.R. 403/98).
· Tutti gli stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante ha diretta conoscenza e rende nel proprio interesse anche quando riguardano altri soggetti (art.2 co.2 D.P.R. 403/98). Tale dichiarazione sostitutiva riguarda anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all’originale (art.2 co.2 D.P.R.403/98).

2) Quale è la validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori?
– I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata-
– Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art.2 co.3 L.127/97).
– Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà per i casi suindicati dall’art.2 e 4 della L.15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art.6 co.1 D.P.R. 403/98)

3) Quali sono i casi in cui è prevista solo l’autocertificazione?
– Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni a SCUOLE e UNIVERSITÀ;

– Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della MOTORIZZAZIONE CIVILE

– Per i certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai COMUNI per i procedimenti di loro competenza (art.1 co.2 D.P.R. 403/98)
4) Come si può fare l’autocertificazione?
– Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:
· scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;
· trasmettendo documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico ed informatico, alle amministrazioni pubbliche.
– Per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:
· dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco (art.4 L.15/68);
· dichiarando stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato e non compresi nell’elenco di cui al punto 1, anche contestualmente all’istanza e sottoscritti dall’interessato in presenza del dipendente addetto (art. 3 co.1 D.P.R.403/98);
· qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, è possibile inviare una copia fotostatica, ancorché non autenticata dei certificati di cui l’interessato sia già in possesso anche attraverso strumenti telematici ed informatici (art.2 co.3 DPR 403/98). Le amministrazioni hanno 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.
· per chi partecipa ai concorsi pubblici non è prevista più la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all’originale. Le amministrazioni non possono richiedere l’autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi (art.3 co.5 L.127/97).

5) Come si presenta una copia autentica di un documento?
L’autenticazione di un documento può esser fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione esibendo l’originale senza obbligo di depositarlo presso l’amministrazione. Naturalmente la copia autentica va usata solo per il procedimento in corso (art.14 L.15/68 e art.3 co.4 D.P.R. 403/98).

6) Dove reperire i moduli per l’autocertificazione?
Presso le amministrazioni che sono tenute a procedere alla revisione della modulistica 0per l’autocertificazione e per le istanze, inserendovi il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art.26 della L.15/68 (art.6 co.2 e 3 D.P.R. 403/98). Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.

7) Quando l’autocertificazione non è ammessa?
Per i certificati MEDICI, SANITARI, VETERINARI, DI ORIGINE, DI CONFORMITA’ ALL’UNIONE EUROPEA, MARCHI, BREVETTI (art.10 co.1 D.P.R. 403/98). I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un intero anno scolastico (art.10 co.2 D.P.R. 403/98).

8) Quali sono i casi in cui le amministrazioni non devono più chiedere i certificati ai cittadini?
– Quando si tratta di estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello stato civile (art.9 co.1 D.P.R. 403/98).
– Quando si tratta di tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati dall’interessato (art.3 co.1 L.127/97).
– Quando il responsabile del procedimento accerta d’ufficio fatti e qualità che l’amministrazione è tenuta a certificare (art.18 L.241/90).
– In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l’amministrazione competente (art.7 co.2 D.P.R.403/98).
– Quando il cittadino non intende o non è in grado di utilizzare l’autocertificazione ed i certificati risultano da albi o da pubblici registri tenuti dalle pubbliche amministrazioni (art.7 co.1 D.P.R. 403/98).

9) Quando l’amministrazione puoi acquisire d’ufficio i documenti?
Quando le amministrazioni ritengono necessario acquisire degli estratti diversi da fatti relativi a cambiamento di stato civile, per particolari motivi inerenti alle proprie finalità (art.9 co.2 D.P.R. 403/98).
La trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici garantendo il diritto alla riservatezza delle persone (art.2 co.5 L.127/97).
10) Che succede per coloro che non sanno o non possono firmare una dichiarazione?
L’amministrazione dovrà accertare l’identità del dichiarante e menzionare la causa dell’impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4 D.P.R. 403/98)
11) Le modalità previste di autocertificazione si applicano anche  ai cittadini stranieri?
– Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art.5 D.P.R. 403/98).
– I cittadini extra comunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al co.1 solo qualora si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art.5 D.P.R. 403/98).

12) Quali sono le sanzioni per i cittadini?
Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni sono tenute ad effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art.26 L.15/68). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art.11 co.3 D.P.R. 403/98).

13) Quali sono le iniziative per la corretta applicazione delle norme in materia di autocertificazione?
– Le amministrazioni procedono, attraverso controlli a campione,  a verificare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
– Gli uffici di controllo interno delle amministrazioni accertano la corretta applicazione delle norme sull’autocertificazione.
– Le Prefetture sensibilizzano e promuovono l’applicazione del regolamento con l’ausilio dei comitati provinciali della pubblica amministrazione.
– L’Ispettorato di controllo istituito presso il Dipartimento della Funzione Pubblica controlla il rispetto delle norme sull’autocertificazione.
–  sull’applicazione della L. 127/97 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri fornisce pareri su specifici quesiti e problematiche.

14) Quali sono le sanzioni previste per gli impiegati che non accettano l’autocertificazione?
L’impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d’ufficio nei seguenti casi:
– quando non accetta l’autocertificazione nei casi consentiti (art.3 co.4 L.127/97);
– quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentiti, in luogo della produzione di atti di notorietà (art.3 co.3 DPR 403/98);
– quando rifiuta l’indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità (art.7 co.5 D.P.R.403/98).
15) Quali sono i principali riferimenti normativi?
– Legge n.15/68 “Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme”
– Legge n.241/90 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti”
– Legge n.675/96 “Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali”
– Legge n.127/97 “Misure urgenti per lo snellimento dell’attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo”
– Legge n.191/98 “Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n.59, e 15 maggio 199 7, n. 127, nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni, Disposizioni in materia di edilizia scolastica”
– D.P.R. n.403/98 “Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 199 7, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative”
– Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 5.5.1998, n.1.1.26/10888/9.84 “Attuazione del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403. Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 2 75 del 24 novembre 1998”
– Circolare del Ministero della Pubblica Istruzione del 22.12.1998, n.489 prot.n.34304/BL “Modulistica per iscrizioni alunni – Applicazione Legge 15 maggio 1997 n.127, Legge 16 giugno 1998 n. 191 e D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403”
– Circolare del Ministero dell’Interno del 2.2.1999, n.2 “Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative”
– Circolare del Ministero di Grazia e Giustizia del 22.2.1999, n.1/50-FG-40/97U887 “Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative”

16) Quali sono le disposizioni normative abrogate?
– L’art.27 della L.15/68 che escludeva l’autocertificazione per i documenti necessari alla presentazione del matrimonio e per i concorsi per le carriere statali;
– L’art.77 ultimo comma D.P.R.n.237/64 come modificato dall’art.22 della L.958/86 che escludeva l’autocertificazione della situazione relativa agli obblighi militari valida anche ai fini dei pubblici concorsi;
– L’art.24 della L.114/77 che escludeva l’utilizzo dell’autocertificazione della situazione reddituale o economica anche ai casi in cui viene utilizzata ai fini di concessioni di benefici e vantaggi tributari previsti da leggi speciali;
– L’art.3 della L.15/68 ed il D.P.R. n.130/94 che elimina le dichiarazioni temporaneamente sostitutive;
– L’art.20 della L.15/68 che elimina la necessità di testimoni nei casi di impedimento del singolo a ricorrere all’autocertificazione;
– L’art.26, penultimo comma della L.15/68 che elimina l’ammonimento orale del pubblico ufficiale, la cui formula ora è inserita nei moduli predisposti dalle amministrazioni.

QUESITI SULL’AUTOCERTIFICAZIONE
Le persone giuridiche possono usufruire di autocertificazioni?
La nuova normativa in materia di autocertificazione trova applicazione, nella stessa misura e nelle stesse modalità, anche con riguardo alle persone giuridiche. La ratio della normativa è volta a facilitare l’attività a tutti quei soggetti di diritto (persone fisiche o giuridiche) che necessitano quotidianamente di certificazioni amministrative.

In caso di richiesta di certificati di esistenza in vita di persone anziane si può accettare l’autocertificazione dei figli?
Qualora l’interessato non è in grado di utilizzare lo strumento dell’autocertificazione, il certificato viene acquisito d’ufficio dall’amministrazione procedente su semplice indicazione da parte dell’interessato. Il congiunto può anche avvalersi della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ora estesa a stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza.  Resta ferma, tuttavia, la necessità, di allegare il certificato medico, che non può essere sostituito da altro documento.

L’autocertificazione si applica anche nei rapporti intercorrenti tra privati?
La normativa sulla semplificazione amministrativa è obbligatoriamente applicabile solo  nei confronti e da parte di tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione. Pertanto nei rapporti intercorrenti tra privati l’applicazione di tale normativa non ha carattere obbligatorio, ma eventualmente solo pattizio. Le banche, gli avvocati ed i commercialisti sono tenuti all’osservanza della citata normativa solo allorché svolgono un’attività nella quale la pubblica amministrazione è parte.

L’autocertificazione si applica ai certificati riguardanti l’assenza di condanne penali?
l cittadino può ricorrere AI SENSI DELL’ART.1 co.1 del D.P.R. 403/98 all’autocertificazione per comprovare l’inesistenza di condanne penali a proprio carico e l’insussistenza delle cause di cadenza, divieto o sospensione di cui all’art.10 L.575/65, nonché dello stato di fallimento.

Ai fini del rilascio del passaporto devo presentare una delle due fotografie richieste legalizzata?
Le fotografie prescritte per il rilascio di documenti personali ove presentate dall’interessato sono legalizzate, su richiesta del medesimo, dallo stesso impiegato che le riceve.

Le disposizioni sull’autocertificazione si applicano anche alle gare d’appalto?
Qualora la stazione appaltante sia una pubblica amministrazione le disposizioni normative trovano piena attuazione e la documentazione richiesta può essere presentata con dichiarazioni sostitutive.

L’autocertificazione si applica anche ad offerte di gare d’appalto bandite anteriormente all’entrata in vigore della normativa?
In virtù del principio ius superveniens   la normativa trova applicazione anche in relazione a gare di appalto bandite anteriormente al 23 febbraio 1999. Tale favorevole assunto è confermato anche dalla disposizione contemplata nell’art.1, co.2 L.127/97 secondo cui, a far tempo dalla suddetta data, sono abrogate tutte le disposizioni vigenti, anche di legge, incompatibili con le norme regolamentari.