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A)   TUTELA DELLA PRIVACY – 31 MARZO 1998 – NOTIFICAZIONE AL GARANTE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – CASI DI ESONERO

B)  INAIL – CARTELLE ESATTORIALI CON SCADENZA 10 APRILE 1998 – COMUNICATO DELL’ISTITUTO
A)   TUTELA DELLA PRIVACY – 31 MARZO 1998 – NOTIFICAZIONE AL GARANTE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – CASI DI ESONERO
Facendo seguito a quanto pubblicato sul Notiziario n. 12/97 in merito alla normativa sulla protezione dei dati personali, si rammenta che, in relazione della prossima scadenza del 31 marzo 1998 per l’invio delle notificazioni da parte di quanti raccolgono e trattano dati personali, Il Garante ha fornito alcune importanti indicazioni sui casi di esonero dalla notificazione previsti dalla normativa sulla privacy.

Si ricorda, infatti, che non sono soggetti a notificazione i seguenti trattamenti di dati:

· relativi alle ordinarie attività delle aziende finalizzate all’adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali;
· svolti per la gestione del protocollo o per la tenuta di rubriche utilizzate per ragioni d’ufficio;
· posti in essere da piccoli imprenditori, artigiani, liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali;
· necessari per l’assolvimento di un compito previsto da norme giuridiche o che riguardano dati contenuti o provenienti da documenti pubblici accessibili a chiunque;
· effettuati da associazioni, fondazioni, comitati anche a carattere politico, sindacale, religioso, ecc., da organismi del volontariato, dagli amministratori dei condomini.

Per stabilire se quanto posto in essere dall’azienda rientri in un caso di esonero o di semplificazione, occorre fare riferimento unicamente a quanto previsto dalla legge n. 675/96 e, più precisamente, all’art. 7, comma 5 ter (confronta il citato Notiziario n. 12/97).

Invece, nei casi in cui la notificazione sia obbligatoria, la stessa va effettuata utilizzando il supporto magnetico (disponibile su Internet e presso gli uffici del Collegio) o il modello cartaceo (distribuito gratuitamente presso tutti gli uffici postali), approvati dal Garante.

Si ricorda che la notificazione è obbligatoria, ad esempio, nel caso in cui i dati raccolti e trattati per finalità amministrative e contabili siano utilizzati anche per altri scopi, diversi da quelli sopraddetti di esonero.

E’ il caso, ad esempio, del titolare che intenda utilizzare per scopi commerciali o di marketing i dati trattati per scopi contabili e fiscali.

Per i trattamenti iniziati entro il 31 dicembre 1997, le notificazioni prescritte dalla legge (artt. 7 e 28) e non rientranti nei casi di esonero di cui sopra, devono essere effettuate nei termini sottoindicati:

1)   trattamenti svolti, anche solo in parte, con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati: dal 1° gennaio al 31 marzo 1998;
2)   trattamenti non automatizzati di dati sensibili o attinenti a determinati provvedimenti giudiziari: dal 1° gennaio al 31 marzo 1998;
3)   trattamenti non automatizzati di dati comuni: dal 1° aprile al 30 giugno 1998.

Si ricorda, inoltre, che per i trattamenti iniziati dal 1° gennaio 1998, la notificazione deve avvenire prima dell’inizio del trattamento stesso.

La notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni.

Di regola ciascuna impresa può quindi effettuare una sola notificazione, che non è soggetta a scadenze temporali, e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi essenziali indicati nel modello.

Di conseguenza, nelle notificazioni dei trattamenti automatizzati per le quali è previsto il termine del 31 marzo 1998 possono essere ricompresi per opportuna economicità anche i trattamenti non automatizzati per i quali è fissato il termine al 30 giugno 1998.
B)  INAIL – CARTELLE ESATTORIALI CON SCADENZA 10 APRILE 1998 – COMUNICATO DELL’ISTITUTO

La sede locale dell’INAIL, con comunicato del 10/3/98, ha segnalato allo scrivente Collegio che l’Esatri, concessionario del servizio di riscossione, ha in corso di notifica le cartelle esattoriali con scadenza 10 aprile 1998 relative a premi non pagati nei termini.
Poiché tra il momento delle elaborazioni centrali utili per la formazione dei ruoli e quello dell’emissione delle cartelle esattoriali decorrono circa quattro mesi, può accadere che i titoli iscritti non siano più attuali, in tutto o in parte.
Per sanare queste situazioni l’Istituto ha provveduto d’ufficio all’emissione delle lettere di sgravio che possono recare una duplice annotazione apposta con timbro:

SGRAVIO TOTALE

“LA CARTELLA ESATTORIALE CHE SARA’ NOTIFICATA ENTRO IL 5 APRILE 1998 DEVE RITENERSI ANNULLATA”

In questo caso nessun adempimento è richiesto all’azienda.

SGRAVIO PARZIALE

“RICEVUTA LA CARTELLA ESATTORIALE, RIVOLGERSI ALL’ESATRI
PER IL PAGAMENTO DELL’IMPORTO RESIDUO”

In questo caso deve essere versata la sola differenza tra l’importo indicato nella cartella e quello dello sgravio.