PRIVACY – D.lgs. 196/2003 – SEMPLIFICAZIONE DEGLI ADEMPIMENTI – PROVVEDIMENTO DEL GARANTE DEL 27 NOVEMBRE 2008

Con provvedimento del 27 novembre 2008, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 297 del 9 dicembre 2008, l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ha introdotto alcune semplificazione in ordine agli adempimenti posti a carico delle imprese dalla vigente legislazione in materia di privacy, D.lgs. n. 196/2003.
Tali semplificazioni sono da porsi in relazione con la Legge n. 133/2008 che ha introdotto alcune novità in merito ai trattamenti effettuati con strumenti elettronici da parte dei soggetti che utilizzano soltanto dati personali non sensibili e che trattano, come unici dati sensibili, quelli inerenti allo stato di salute o alla malattia dei propri dipendenti e collaboratori anche a progetto, senza indicazione della relativa diagnosi, ovvero all’adesione a organizzazioni sindacali o a carattere sindacale.
Per questi casi, la tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla sicurezza (art. 34, comma 1, lett. g) del Codice) è stata sostituita da un obbligo di autocertificazione (resa dal titolare del trattamento ai sensi dell’articolo 47 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445) di trattare soltanto tali dati in osservanza delle altre misure di sicurezza prescritte (art. 29 d.l. 25 giugno 2008, n. 112, come modificato dalla legge di conversione 6 agosto 2008, n. 133).
Le citate semplificazioni interessano le:
a) amministrazioni pubbliche e società private che utilizzano dati personali non sensibili (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, numero di telefono) o che trattano come unici dati sensibili dei dipendenti quelli relativi allo stato di salute o all’adesione a organizzazioni sindacali;
b) piccole e medie imprese, liberi professionisti o artigiani che trattano dati solo per fini amministrativi e contabili.
In base al provvedimento del Garante, le categorie interessate:
– possono impartire agli incaricati le istruzioni in materia di misure minime anche oralmente,;
– possono utilizzare per l’accesso ai sistemi informatici un qualsiasi sistema di autenticazione basato su un username e una password; lo username deve essere disattivato quando viene meno il diritto di accesso ai dati (es. non si opera più all’interno dell’organizzazione);
– in caso di assenze prolungate o di impedimenti del dipendente possono mettere in atto procedure o modalità che consentano comunque l’operatività e la sicurezza del sistema ( ad es. l’invio automatico delle mail ad un altro recapito accessibile);
– devono aggiornare i programmi di sicurezza (antivirus) almeno una volta l’anno, e effettuare backup dei dati almeno una volta al mese.
Con il provvedimento, inoltre, il Garante ha fornito a piccole e medie imprese, artigiani, liberi professioni, soggetti pubblici e privati che trattano dati solo a fini amministrativi e contabili, alcune indicazioni per la redazione di un documento programmatico per la sicurezza semplificato.
Procedure semplificate sono state indicate anche per chi tratta dati senza l’impiego di sistemi informatici.
Di seguito si pubblica un ampio stralcio del provvedimento del Garante nella parte in cui illustra le procedure semplificate.

1. Soggetti che possono avvalersi della semplificazione
Le seguenti modalità semplificate sono applicabili dai soggetti pubblici o privati che:
a) utilizzano dati personali non sensibili o che trattano come unici dati sensibili  riferiti ai propri dipendenti e collaboratori anche a progetto  quelli costituiti dallo stato di salute o malattia senza indicazione della relativa diagnosi, ovvero dall’adesione a organizzazioni sindacali o a carattere sindacale;
b) trattano dati personali unicamente per correnti finalità amministrative e contabili, in particolare presso liberi professionisti, artigiani e piccole e medie imprese (cfr. art. 2083 cod. civ. e d.m. 18 aprile 2005, recante adeguamento alla disciplina comunitaria dei criteri di individuazione di piccole e medie imprese, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 12 ottobre 2005, n. 238).

2. Trattamenti effettuati con strumenti elettronici
I soggetti di cui al paragrafo 1 possono applicare le misure minime di sicurezza prescritte dalla disciplina in materia di trattamenti realizzati con l’ausilio di strumenti elettronici (art. 34 del Codice e regole da 1 a 26 dell’Allegato B) osservando le modalità semplificate di seguito individuate.
2.1. Istruzioni agli incaricati del trattamento (modalità applicative delle regole di cui ai punti 4, 9, 18 e 21 dell’Allegato B))
Le istruzioni in materia di misure minime di sicurezza previste dall’Allegato B) possono essere impartite agli incaricati del trattamento anche oralmente, con indicazioni di semplice e chiara formulazione.
2.2. Sistema di autenticazione informatica (modalità applicative delle regole di cui ai punti 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 10 e  11  dell’Allegato B))
Per l’accesso ai sistemi informatici si può utilizzare un qualsiasi sistema di autenticazione basato su un codice per identificare chi accede ai dati (di seguito, “username”), associato a una parola chiave (di seguito: “password”), in modo che:
a) l’username individui in modo univoco una sola persona, evitando che soggetti diversi utilizzino codici identici;
b) la password sia conosciuta solo dalla persona che accede ai dati.
L’username deve essere disattivato quando l’incaricato non ha più la qualità che rende legittimo l’utilizzo dei dati (ad esempio, in quanto non opera più all’interno dell’organizzazione).
Può essere adottata, quale procedura di autenticazione anche la procedura di login disponibile sul sistema operativo delle postazioni di lavoro connesse a una rete.
In caso di prolungata assenza o impedimento dell’incaricato che renda indispensabile e indifferibile intervenire per esclusive necessità di operatività e di sicurezza del sistema, se l’accesso ai dati e agli strumenti elettronici è consentito esclusivamente mediante uso della password, il titolare può assicurare la disponibilità di dati o strumenti elettronici con procedure o modalità predefinite. Riguardo a tali  modalità, sono fornite preventive istruzioni agli incaricati e gli stessi sono informati degli interventi effettuati (ad esempio, prescrivendo ai lavoratori che si assentino dall’ufficio per ferie l’attivazione di modalità che consentano di inviare automaticamente messaggi di posta elettronica ad un altro recapito accessibile: si vedano le Linee guida in materia di lavoro per posta elettronica e Internet approvate dal Garante e pubblicate nella Gazzetta ufficiale 10 marzo 2007 , n. 58 [doc. web n. 1387522]).
2.3. Sistema di autorizzazione (modalità applicative delle regole di cui ai punti 12, 13 e 14 dell’Allegato B))
Qualora sia necessario diversificare l’ambito del trattamento consentito, possono essere assegnati agli incaricati –singolarmente o per categorie omogenee  corrispondenti profili di autorizzazione, tramite un sistema di autorizzazione o funzioni di autorizzazione incorporate nelle applicazioni software o nei sistemi operativi, così da limitare l’accesso ai soli dati necessari per effettuare le operazioni di trattamento.
2.4. Altre misure di sicurezza (modalità applicative delle regole di cui ai punti 15, 16, 17 e  18  dell’Allegato B))
I soggetti di cui al paragrafo 1 assicurano che l’ambito di trattamento assegnato ai singoli incaricati, nonché agli addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici, sia coerente con i princìpi di adeguatezza, proporzionalità e necessità, anche attraverso verifiche periodiche, provvedendo, quando è necessario, ad aggiornare i profili di autorizzazione eventualmente accordati.
Gli aggiornamenti periodici dei programmi per elaboratore volti a prevenire la vulnerabilità di strumenti elettronici (ad esempio, antivirus), anche con riferimento ai programmi di cui all’art. 615-quinquies del codice penale, nonché a correggerne difetti, sono effettuati almeno annualmente. Se il computer non è connesso a reti di comunicazione elettronica accessibili al pubblico (linee Adsl, accesso a Internet tramite  rete aziendale, posta elettronica), l’aggiornamento deve essere almeno biennale.
I dati possono essere salvaguardati anche attraverso il loro salvataggio con frequenza almeno mensile. Il salvataggio periodico può non riguardare i dati non modificati dal momento dell’ultimo salvataggio effettuato (dati statici), purché ne esista una copia di sicurezza da cui effettuare eventualmente il ripristino.
2.5. Documento programmatico sulla sicurezza (modalità applicative delle regole di cui ai punti da 19.1 a 19.8  dell’Allegato B))
2.5.1. Fermo restando che per alcuni casi è già previsto per disposizione di legge che si possa redigere un’autocertificazione in luogo del documento programmatico sulla sicurezza (vedi il precedente par. 1, lett. a); art. 29 d.l. n. 112/2008 cit.), i soggetti pubblici e privati che trattano dati personali unicamente per correnti finalità amministrative e contabili, in particolare presso liberi professionisti, artigiani e piccole e medie imprese, possono redigere un documento programmatico sulla sicurezza semplificato sulla base delle indicazioni di seguito riportate.
Il documento deve essere redatto prima dell’inizio del trattamento e deve essere aggiornato entro il 31 marzo di ogni anno nel caso in cui, nel corso dell’anno solare precedente, siano intervenute modifiche rispetto a quanto dichiarato nel precedente documento.
Il documento deve avere i seguenti contenuti:
a) le coordinate identificative del titolare del trattamento, nonché, se designati, gli eventuali responsabili. Nel caso in cui l’organizzazione preveda una frequente modifica dei responsabili designati, potranno essere indicate le modalità attraverso le quali è possibile individuare l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento;
b) una descrizione generale del trattamento o dei trattamenti realizzati, che permetta di valutare l’adeguatezza delle misure adottate per garantire la sicurezza del trattamento. In tale descrizione vanno precisate le finalità del trattamento, le categorie di persone interessate e dei dati o delle categorie di dati relativi alle medesime, nonché i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati possono essere comunicati;
c) l’elenco, anche per categorie, degli incaricati del trattamento e delle relative responsabilità. Nel caso in cui l’organizzazione preveda una frequente modifica dei responsabili designati, potranno essere indicate le modalità attraverso le quali è possibile individuare l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento con le relative responsabilità;
d) una descrizione delle altre misure di sicurezza adottate per prevenire i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

3. Modalità applicative per i trattamenti realizzati senza l’ausilio di strumenti elettronici (modalità applicative delle regole di cui ai punti 27, 28 e 29  dell’Allegato B))
I soggetti di cui al paragrafo 1 possono adempiere all’obbligo di adottare le misure minime di sicurezza di cui all’art. 35 del Codice applicando le misure contenute nell’Allegato B) relativamente ai trattamenti realizzati senza l’ausilio di strumenti elettronici (regole da 27 a 29 dello stesso Allegato B)), con le modalità semplificate di seguito individuate.
3.1. Agli incaricati sono impartite, anche oralmente, istruzioni finalizzate al controllo e alla custodia, per l’intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali.
3.2. Quando gli atti e i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari sono affidati agli incaricati del trattamento per lo svolgimento dei relativi compiti, i medesimi atti e documenti sono controllati e custoditi dai medesimi incaricati fino alla restituzione in modo che a essi non accedano persone prive di autorizzazione, e sono restituiti al termine delle operazioni affidate.