TUTELA DELLA PRIVACY – AUTORIZZAZIONE DEL GARANTE AL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI NEL RAPPORTO DI LAVORO TUTELA DELLA PRIVACY – AUTORIZZAZIONE DEL GARANTE AL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI NEL RAPPORTO DI LAVORO
(Garante per la protezione dei dati personali, Autorizzazione 30/9/98, n.1/98, in G.U. 1/10/98, n. 229)

Il Garante per la privacy ha rilasciato una nuova autorizzazione, valida per il periodo 1° ottobre 1998-30 settembre 1999, per il trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.

Ambito di applicazione
Nella gestione dei rapporti di lavoro, l’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee (legge n. 196/1997), o che comunque conferiscono un incarico a liberi professionisti o collaboratori coordinati e continuativi;
b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria.

Igiene e sicurezza del lavoro
L’autorizzazione riguarda anche l’attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente di imprese, enti o di strutture convenzionate.

Soggetti ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario, ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con le imprese o gli organismi paritetici sopraindicati;
d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi;
f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale dai soggetti sopraindicati.

Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica.

Il trattamento è finalizzato inoltre:
a) alla tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
b) al perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;
c) a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di un terzo, sempreché, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato;
d) all’adempimento di obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale.

Opinioni religiose e filosofiche
Il trattamento può avere per oggetto, nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o l’adesione a particolari associazioni, la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa e la manifestazione, dell’obiezione di coscienza.

Opinioni politiche e sindacali
Nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni politiche o sindacali, il trattamento può riguardare i dati:
– concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempre che lo stesso sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative;
– inerenti alle attività o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali.

Stato di salute
Nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, possono essere trattati quelli raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psicofisica a svolgere determinate mansioni o all’appartenenza a categorie protette.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.
Autorizzazione n. 1/1998
al trattamento dei dati sensibili
nei rapporti di lavoro

Il Garante
(omissis)

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione
L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lett. b) e c); b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria.
L’autorizzazione riguarda anche l’attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1).
f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.

3) Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di un terzo, semprechè, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato.
e) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;

4) Categorie di dati
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti
agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), e in particolare:
a) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell’obiezione di coscienza;
b) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all’appartenenza a categorie protette.

5) Modalità di trattamento
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell’interessato e di informare l’interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

6) Conservazione dei dati
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’articolo 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati.

7) Comunicazione e diffusione dei dati
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell’interessato.
Ai sensi dell’articolo 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.

8) Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione              richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

9) Norme finali
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell’articolo 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;
b) nell’articolo 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l’instaurazione di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di sieropo–sitività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

10) Efficacia temporale
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 1998, fino al 30 settembre 1999.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 settembre 1998